Checklist nghiệp vụ kiểm kê, bảo vệ tài sản khi doanh nghiệp bị mở thủ tục phá sản

Danh sách tài sản phải rộng hơn báo cáo tài chính. Ngoài tài sản cố định, cần kiểm tra hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tiền, khoản phải thu, quyền tài sản, tài sản đang thuê, tài sản nhận giữ, tài sản đã thế chấp, tài sản đang tranh chấp.

Với doanh nghiệp dịch vụ hoặc công nghệ, tài sản có thể nằm ở dữ liệu, tên miền, phần mềm, thương hiệu, hợp đồng khách hàng và quyền đòi nợ.

• Tài sản hữu hình: máy móc, xe, thiết bị, hàng tồn kho.
• Tài sản tài chính: tiền, khoản phải thu, đặt cọc.
• Quyền tài sản: hợp đồng, dự án, thương hiệu, dữ liệu, tên miền.

Mỗi tài sản cần có chứng từ đi kèm. Không có chứng từ, tài sản dễ bị tranh chấp. Chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng mua bán, đăng ký sở hữu, biên bản bàn giao, sổ tài sản, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ thế chấp, hợp đồng thuê hoặc hợp đồng giữ tài sản.

Nếu tài sản không còn tại doanh nghiệp, cần ghi nhận ai đang giữ, vì sao giữ, có hợp đồng hay không, và có khả năng thu hồi không.

• Sổ tài sản cố định và chứng từ mua bán.
• Hồ sơ đăng ký xe, nhà đất, máy móc có đăng ký.
• Hợp đồng thế chấp, cầm cố, cho thuê, mượn, giữ hộ.
• Sao kê tài khoản và bảng khoản phải thu.

Bảo vệ tài sản không nhất thiết là đóng băng toàn bộ hoạt động. Nếu doanh nghiệp còn vận hành để phục hồi, tài sản cần được sử dụng có kiểm soát. Nếu doanh nghiệp đã dừng hoạt động, cần bảo quản để tránh hao hụt.

Các quyết định bán, chuyển, cấn trừ, thanh toán hoặc sử dụng tài sản phải được rà soát để không làm giảm khối tài sản hoặc tạo ưu tiên bất thường cho một bên.

• Xác định tài sản cần niêm phong, tài sản cần vận hành.
• Kiểm soát người tiếp cận kho, tài khoản, dữ liệu.
• Lập biên bản mọi thay đổi hiện trạng tài sản.

Trong khủng hoảng, doanh nghiệp thường phát sinh giao dịch với người thân, công ty liên quan, chủ nợ thân quen hoặc bên mua tài sản giá thấp. Đây là nhóm giao dịch cần được rà soát kỹ.

Không phải mọi giao dịch trước phá sản đều sai. Nhưng giao dịch thiếu giá thị trường, thiếu chứng từ, thanh toán chọn lọc, cấn trừ bất thường hoặc chuyển tài sản không có lợi ích kinh tế rõ ràng cần được giải trình.

• Bán tài sản dưới giá thị trường.
• Chuyển tiền cho người liên quan.
• Cấn trừ nợ không cân xứng.
• Thanh toán một chủ nợ trước khi mất khả năng thanh toán rõ ràng.

Một bộ bàn giao tốt giúp tiết kiệm thời gian và giảm nghi ngờ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thư mục tài liệu theo từng nhóm và lập bảng kiểm soát bản gốc, bản sao, người giữ, tình trạng tài liệu.

Chủ nợ cũng có thể cung cấp tài liệu về tài sản, khoản phải thu hoặc giao dịch bất thường để Quản tài viên xem xét trong phạm vi nhiệm vụ.

• Bảng danh mục tài sản kèm chứng từ.
• Bảng khoản phải thu và tình trạng thu hồi.
• Bảng tài sản bảo đảm và chủ nợ có bảo đảm.
• Bảng giao dịch với bên liên quan.
• Biên bản bàn giao tài liệu cho Quản tài viên.